Das gilt natürlich auch dann, wenn wir unsere Buchhaltung Dritten in Auftrag geben. Es ist wichtig, dass wir uns die Daten für eine eventuelle digitale Steuerprüfung geben lassen.

Was bedeutet das nun für unsere Buchhaltung genau? Wir müssen die Daten des Buchhaltungsprogrammes archivieren. Damit verbunden gibt es einige kleine Hürden zu nehmen.


Datenträger

Leider haben sich in letzter Zeit die CDs und DVDs als Datenspeicher durchgesetzt. Diese wurden aber eigentlich für Musik und Filme entwickelt, wo es kein Problem darstellt, wenn man ein paar Bits nicht mehr zu lesen sind. Bei Daten hingegen kommt es auf jedes Bit an, denn es macht schon einen großen Unterschied, ob ein angeschafftes Gerät nun 324,50 Euro kostet, oder eben 32.450,– Euro, weil leider das Bit für die Kommastelle beschädigt war und falsch ausgelesen wurde.

Daher kommen nur Datenträger infrage, welche über ein Defektmanagement und die Fähigkeit Daten über Jahre zu speichern verfügen. Lassen Sie sich da lieber von einem Speicher-Fachmann beraten. Und beachten Sie bitte dieses: CDs sollen nach Herstellerangaben die Daten 100 Jahre speichern können. In Wahrheit kann man nicht einmal 10 Jahre garantieren.

Achten Sie auch darauf, dass die Datenträger in 10 Jahren noch gelesen werden können, d.h., dass es noch Laufwerke für diese Datenträger gibt. Es wäre dumm, wenn am Prüfungstag das einzige Laufwerk, welches seit Jahren nicht mehr produziert wird, kaputt geht. Das gilt auch für die Software. Sie müssen sicherstellen, dass es eine Software gibt, welche die Daten lesen kann.

Links:

Archivalia: Haltbarkeit von CDs und DVDs

CD / DVD / USB-Stick Produktionen, Medienverpackungen... - Langzeitarchivierung

heise online - US-Forscher kämpfen gegen digitale Vergesslichkeit

Deutschlandfunk - Forschung Aktuell - Verfallsdatum unklar


Zugriff

Dass Sie dem Finanzamt nicht alle Daten zur Verfügung stellen müssen ist klar. Sind doch u.U. einige sensible Daten dabei. Machen Sie sich vorher genau Gedanken darüber in welchem Umfang Sie Daten zur Verfügung stellen wollen und müssen.

Wichtig ist vor allem, dass der Prüfer einen Zugang zu den Daten nur im Nur-Lese-Modus erhalten darf. Wenn Sie Daten auf einem Datenträger liefern, so müssen diese unveränderlich sein, also auf CD oder DVD. Müssen Sie Zugriff über Ihre Software gewähren, dann darf der Prüfer die Daten nicht verändern können.

Diese Details sind in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) geregelt.

Links:

Bundesministerium der Finanzen: BMF- Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 -S 0316 - 0136/01

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (PDF 22 KB)

Reinhard Bleiber, Computer- & Webpraxis, Kapitel: Digitale Steuerprüfung, Link: Handbuch+CD, Onlineversion

Kosten

Alle Kosten, den ganze Arbeitsaufwand und das Risiko trägt der Unternehmer. Es ist in Ihrer Verantwortung als Unternehmer, die Daten zu sichern und zugänglich zu halten.


Was muss im Archiv sein?

Diese Frage ist schwer zu beantworten. In jedem Falle sind alle steuerrelevanten Daten zu speichern. Das sind Buchhaltungsdaten, Online-Rechnungen mit qualifizierter Signatur zusammen mit dem Prüfprotokoll, mit Excel erstellte steuerrelevanten Zwischenrechnungen, steuerrelevante E-Mails.

Bei mir werden es die nativen Buchhaltungsdaten sein, zusätzlich die Buchhaltungsdaten im DATEV-Format (nur so zur Sicherheit) und die Onlinerechnungen. E-Mails, die steuerrelevant sind, sind nur die Lizenzkäufe aus dem Internet.


Praxis

In den letzten Tagen wurden 2 Steuerprüfungen bei befreundeten Firmen angekündigt. Inzwischen zeigt sich, dass eine digitale Steuerprüfung von der Finanzbehörde erwartet wird, sehr zur Überraschung der Firmen, waren sie doch nicht darauf vorbereitet.

Reinhard Bleiber schreibt in dem genannten Artikel folgendes: „Die ersten Steuerprüfungen, die das Jahr 2002 und frühere Jahre umfassen, sind jetzt abgeschlossen. Bei einigen dieser Prüfungen haben die Finanzbeamten im Außendienst bereits ihr Recht des digitalen Zugriffs auf die steuerlich relevanten Daten des Steuerpflichtigen eingefordert. Geschah dies zunächst selten und im Rahmen von Tests, kommt die digitale Steuerprüfung nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) jetzt flächendeckend. Während der Prüfung werden dann nicht mehr nur Stichproben untersucht. Der Umfang der behandelten Geschäftsvorfälle steigt ebenso wie die Anzahl der Prüfungsbereiche. Für die Informationsverarbeitung bedeut dies zusätzliche Aufgaben vor und während der Steuerprüfung. Jetzt beweist sich, ob die Veränderungen in den Standardprogrammen und die Archivierung digitaler Unterlagen ausreichend waren, um den Ansprüchen des Finanzamtes zu genügen.“

Quelle:

Reinhard Bleiber, Computer- & Webpraxis, Kapitel: Digitale Steuerprüfung, Link: Handbuch+CD, Onlineversion


Empfehlungen

Ich kann Ihnen wärmstens den (kostenpflichtigen) Artikel von Reinhard Bleiber empfehlen. Dieser Artikel wurde mir freundlicherweise von redmark.de zur Verfügung gestellt:

Reinhard Bleiber, Computer- & Webpraxis
Link: Handbuch+CD, Onlineversion


Dieser Artikel stellt nur einen Hinweis dar und enthält nicht alle Aspekte zur digitalen Steuerprüfung. Bitte befragen Sie entsprechende Fachleute für weitere Informationen. Er wird bei neuen Erkenntnissen angepasst und erweitert.

Gerhard A. E. Uhlhorn


Text: © Gerhard A. E. Uhlhorn, Olenland 96, 22415 Hamburg, Germany

(Prüfcode um Google-Indizierung zu prüfen: 7MozlAMzjhtBODp5oG8w)

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